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Priorizar tareas es posible gracias a la matriz de Eisenhower

      
Priorizar tareas es posible gracias a la matriz de Eisenhower
Priorizar tareas es posible gracias a la matriz de Eisenhower  |  Fuente: iStock

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

La matriz de Eisenhower está pensada para organizar nuestro tiempo. Se trata de un gráfico dividido en cuatro cuadrantes en los que se irán añadiendo las tareas que tenemos pendientes según su importancia y su urgencia. Dependiendo del cruce de estas dos variantes, le asignaremos a cada cuadrante un nivel de prioridad.

Esta matriz te ayudará a salir del bloqueo que sientes cuando tienes demasiado que hacer y no sabes por dónde empezar. Al identificar tus prioridades, sabrás qué tienes que abordar primero y a qué debes dedicar más esfuerzos; así serás más productivo, alcanzarás antes tus objetivos, economizarás mejor el tiempo y no te agobiarás si tienes muchas cosas que hacer.

¿Cómo la utilizo para ser más productivo?

Si quieres empezar a usar la matriz de Eisenhower, lo primero es coger papel y lápiz y dibujar dos líneas perpendiculares: una que vaya de arriba abajo y otra y otra de izquierda a derecha. El resultado serán cuatro áreas separadas por las líneas. Cada una de ellas será un cuadrante. 

Antes de continuar, piensa en las tareas que tienes pendientes y plantéate cuáles son las más importantes y cuáles son las más urgentes:

¿Qué hay que considerar importante? Todas aquellas actividades que te acerquen a un objetivo por el cual estás trabajando, ya sea profesional (atender a un cliente, redactar un informe…) o personal (ponerse en forma, aprender inglés…). 

Y, ¿qué considerarás urgente? Las actividades que requieran tu atención inmediata: una presentación que tendrá lugar mañana, responder a una llamada de tu jefe, prepararte para coger un avión al día siguiente…  

Así pues: 

  • Las tareas importantes y urgentes irán en el cuadrante 1 (superior izquierda)

Estas tareas reciben el nivel de prioridad 1 y por lo tanto debes centrarte en completarlas. Sólo cuando las hayas terminado podrás pasar a las siguientes. 

  • Las tareas importantes pero no urgentes se situarán en el cuadrante 2 (superior derecho)

Estas son tareas importantes pero que tienen la fecha de vencimiento lejana o no la tienen. Por eso solemos retrasarlas. Recibirán el nivel de prioridad 2. Tenerlas controladas te permitirá evitar que se conviertan en una urgencia. 

  • Las tareas no importantes pero sí urgentes irán en el cuadrante 3 (inferior izquierdo)

Estas tareas tienen una fecha de vencimiento concreta, pero, como no son importantes, puedes realizarlas cuando termines las tareas del cuadrante 1 o delegarlas en otra persona. Su nivel urgencia es 3. 

  • Las tareas ni importantes ni urgentes se situarán en el cuadrante 4 (inferior derecho)

Este cuadrante es el menos importante. Las tareas que se encuentren en él sólo deben ser abordadas una vez las demás han sido resueltas; puedes delegarlas en otras personas o incluso eliminarlas. 

¿Cuándo puedo emplearla? 

Como ya hemos comentado, la matriz de Eisenhower te servirá para gestionar mejor el tiempo, por lo tanto, puedes utilizarla en tu día a día para organizarte y ser más productivo añadiendo en una misma matriz elementos de tu vida social y de ocio  (por ejemplo: llamar a tu madre para felicitarle el cumpleaños, organizar una cena con tus amigos…), elementos de tu vida profesional o estudiantil (exámenes, proyectos, informes, reuniones…) y tus quehaceres fijos o puntuales (pagar las facturas, llevar el coche al mecánico, concertar una cita con el médico…). 

También puedes utilizar una matriz sólo para tu trabajo: así sabrás lo que tienes que hacer primero y cuánto tiempo debes dedicarle a cada tarea. De este modo conseguirás alcanzar antes tus objetivos. 

Y, por supuesto, también puedes usar una matriz sólo para organizar tus estudios, identificando por dónde debes empezar y qué deberías atajar en primer lugar.  

Ahora que ya no tienes excusa, ¡no esperes más! Utiliza la matriz de Eisenhower y aprovecha tu tiempo al máximo. 


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