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Trucos para organizar tus archivos digitales y ahorrar espacio

      
Organizar nuestros documentos nos facilitará mantenerlos seguros
Organizar nuestros documentos nos facilitará mantenerlos seguros
  • Los avances tecnológicos han permitido que podamos gestionar archivos de cada vez  mayor tamaño.
  • Organizar nuestro espacio digital nos ahorrará un tiempo valioso a la hora de trabajar.
  • Tenemos que tener en cuenta la seguridad de los archivos y estar preparados para cualquier improvisto.

La computadora se ha convertido en el dispositivo de trabajo por excelencia. Rara vez nos vemos obligados a realizar un proyecto de clase o profesional a mano, por lo que volcamos toda la información y datos de importancia en estos aparatos.

Los avances tecnológicos han creado equipos y software de gran potencia, por lo que ahora podemos trabajar con archivos digitales como vídeos, fotografías y otros elementos de alta calidad, pero que también ocupan bastante espacio en nuestra computadora y a veces pueden resultar difíciles de extraer.

Es por ello que en muchas ocasiones y, sin darnos cuenta, llenamos nuestro equipo con multitud de trabajos que luego nos cuesta encontrar, perdiendo tiempo que podríamos emplear en otras tareas. A esto se suma la importancia de asegurar constantemente dichos archivos para no perderlos en un improvisto cualquiera.

Vamos a ver entonces algunos consejos para organizar archivos, optimizar la memoria de nuestra computadora y trabajar de manera más eficaz con nuestra herramienta de trabajo favorita.

Ten accesos directos sólo de lo necesario

Las prisas o las fechas de entrega nos hacen trabajar con múltiples documentos al mismo tiempo. Tras ello, nuestro escritorio termina siendo un desastre. Se recomienda hacer una limpieza constante de la pantalla principal de vez en cuando, y sólo dejar los accesos directos que más utilizamos en nuestro día a día.

Ten un backup de las carpetas de la Nube

Hacer una copia de seguridad de vez en cuando nos salvará de varios contratiempos en el futuro. Muchos optan por subir archivos a una nube como Dropbox, Google Drive, o el mismo correo electrónico. Esto también nos permite seguir trabajando en otros equipos si nos encontramos fuera de casa o de la oficina.

Utiliza una nomenclatura única en todos los ficheros

Forma práctica para encontrar los archivos a la primera. Si nos hacemos con una nomenclatura propia para nombrar nuestros documentos de trabajo, sabremos siempre dónde y cómo buscarlos sin perder tiempo.

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Crea carpetas descriptivas

Además de evitar que llenemos el escritorio de archivos sueltos, nos será más fácil encontrarlos, hacer copias de seguridad y compartir documentos de manera más sencilla.

Prioriza en función de lo que más utilizas

En relación con la idea anterior, no está de más tener nuestra propia carpeta “favoritos” para colocar ahí todos los ficheros y accesos directos a las carpetas que más utilizamos a la hora de trabajar.

Reduce pasos innecesarios

Reduce los clics para llegar a un documento en concreto. Es mejor utilizar un sistema horizontal de muchas carpetas dentro de una, que muchas carpetas dentro de otras carpetas.

Utiliza un renombrador automático para ahorrar tiempo

Existen herramientas que renombran varios archivos al mismo tiempo. Esto permite ahorrar tiempo en dicha tarea cuando trabajamos con documentos en diferentes formatos. En Windows está Rename Master, y MAC cuenta con NameChanger.

Al igual que nos gusta trabajar en un ambiente físico limpio y ordenado lo mismo deberíamos hacer con nuestra computadora. La productividad se notará desde el minuto uno.



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